2018. január 1-jétől a közigazgatásban általánosan kötelezővé vált az elektronikus ügyintézés, illetve ugyanettől az időponttól a gazdasági társaságok számára általánosan kötelező a Cégkapu használata. Az adóhatósággal való elektronikus kommunikációról egyre több a tapasztalat, az új rendszer még sok buktatót hordoz magában. Összefoglaltuk mire érdemes odafigyelni.

Az elektronikus ügyintézés kötelezettsége minden gazdálkodó szervezetre (pl. Kft., Bt., Zrt.) és egyéni vállalkozóra, sőt az adóköteles tevékenységet végző természetes személyekre is kiterjed. Kivételt képeznek a lakásszövetkezetek, valamint az adószámmal nem rendelkező egyesületek, alapítványok.

Fontos újítás, hogy immár nem csak a NAV, hanem az önkormányzatok előtt is elektronikusan kell eljárni. Ez azt jelenti, hogy a helyi adó bevallásokat elméletben nem fogadhatják be az önkormányzatok papír alapon. Ha az önkormányzat nem alakított ki külön elektronikus felületet/nyomtatványt, akkor az e-papír szolgáltatás használatával kell a bevallást benyújtani.

Hogyan nyújtsunk be e-iratot?

Főszabályként – az elintézendő ügytől függően – a nyilatkozatokat a megfelelő formanyomtatvány használatával tudjuk benyújtani az ÁNYK alkalmazás segítségével, a szokott módon. Olyan esetben, amikor nem került kialakításra formanyomtatvány, a már említett e-papír felületen tudjuk ezt megtenni, formai kötöttség nélkül (pl. igazolási kérelem).

Adóhatósági iratok kézbesítése

A vállalkozások esetén a korábbi Ügyfélkapu (új nevén: KÜNY) helyébe a Cégkapu lép, a gazdasági társaságok tehát ezentúl kizárólag a Cégkapun keresztül kommunikálhatnak a hatóságokkal. Elméletben. Gyakorlatban ugyanis a NAV a főszabálytól eltérve év végéig lehetőséget ad a vállalkozásoknak az Ügyfélkapun keresztüli kapcsolattartásra. Figyeljünk azonban arra, hogy az adóhatóság Cégkapuról benyújtott dokumentum (pl. bevallás, nyilatkozat), vagy kifejezett rendelkezés hiányában továbbra is a törvényes képviselő ügyfélkapu-tárhelyére küldi meg a hivatalos iratokat, nem pedig a Cégkapura. Előfordulhat tehát, hogy a cégvezetők (és meghatalmazottak) a frissen regisztrált Cégkaput figyelik az ügyfélkapu helyett, és így nem szereznek tudomást egy megindult adóhatósági ellenőrzésről.

Arra is figyelni kell, hogy ha több ügyvezetője van a cégnek, (pl. egy önálló és két együttes cégjegyzési joggal rendelkező) akkor a NAV ellenkező rendelkezés hiányában kizárólag az önálló cégjegyzési joggal rendelkező képviselőnek küldi meg az elektronikus iratokat.

Állandó meghatalmazottak bejelentése

Az állandó meghatalmazottak bejelentése egy jó megoldás lehet azoknak a cégvezetőknek, akik nem akarják/tudják napi szinten a tárhelyükre érkező dokumentumokat figyelemmel kísérni. A NAV-nak ugyanis főszabály szerint az állandó meghatalmazottnak is meg kell küldenie az iratokat, így egy munkavállalónak vagy adószakértőnek adott állandó meghatalmazás garanciát jelenthet arra, hogy mindig időben értesülünk az adóhatóság leveleiről.

Az egyszerű megvalósításnak azonban akadálya, hogy a NAV az állandó meghatalmazott bejelentésére szolgáló „EGYKE” nyomtatványhoz elektronikusan hitelesített és a vállalkozás törvényes képviselőjének elektronikus aláírásával ellátott meghatalmazás csatolását várja el. Ezzel kapcsolatban a NAV nemrég tett közzé egy tájékoztatót, amiben az adóhatóság gyakorlatilag azt javasolja, hogy az általa üzemeltetett e-bev felületen jelentsük be az állandó meghatalmazottat, ugyanis ebben az esetben nem szükséges elektronikusan hitelesíteni a meghatalmazást, hanem elegendő szkennelt formában feltölteni azt. Fontos, hogy ilyenkor a meghatalmazottnak el is kell fogadnia a meghatalmazást az e-bev felületre való belépést követően, ugyanis az csak így válik érvényessé.

Mi történik, ha mégis papír alapon adunk be bevallást, nyilatkozatot?

Ha az elektronikus ügyintézésre kötelezett mégis papír alapon nyújtja be nyilatkozatát, (pl. bevallását) nem csak a NAV, hanem adott esetben az önkormányzat is figyelmen kívül hagyhatja azt. A törvény szerint ugyanis az elektronikus út helyett papíron beadott nyilatkozat hatálytalan, vagyis olyan, mintha be sem adták volna.

Tapasztalataink szerint főleg az önkormányzatoknál, kormányhivataloknál döcögősebb az e-ügyintézésre való áttérés. Találkoztunk olyan esettel, amikor az önkormányzat is csak papír alapon küldte meg a döntését először, majd csak egy hét múlva követte azt az elektronikus „változat”.

Összességében a vállalkozásoknak azt tudjuk tanácsolni, hogy ne halasszák az utolsó pillanatokra a Cégkapura történő áttérést, ugyanis a decemberi évzárási teendők mellett nem biztos, hogy megfelelő erőforrás jut a Cégkapus ügyintézés elsajátítására.